Rèn luyện tư duy

7 bước giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả trong công việc

Mỗi người đều có thời gian 24 giờ một ngày như nhau. Cùng một quỹ thời gian nhưng có người làm được rất nhiều việc nhưng có người lại không, họ lãng phí quá nhiều thời gian vào việc vô ích và công việc vẫn chất đống. Đó là vì họ chưa biết cách quản lý thời gian hiệu quả trong công việc. Nếu bạn cũng rơi vào trường hợp tương tự, hãy tham khảo những cách quản lý thời gian hiệu quả trong công việc sau đây.

1. Xác định mục tiêu

Để quản lý thời gian hiệu quả trong công việc, bạn cần phải xác định được mục tiêu của mình. Chỉ khi có mục tiêu rõ ràng thì bạn mới biết được mình cần làm những gì để đạt được nó. Trong các bước quản lý thời gian hiệu quả trong công việc có hai cách là kiểm soát và tự kiểm soát.

Nếu dùng cách kiểm soát, bạn phải hiểu rõ công việc của tổ chức và vai trò của mình trong đó. Nếu dùng cách tự kiểm soát, bạn phải đánh giá được ưu, khuyết điểm của bản thân. Ngoài ra, thời gian của bạn thường bị ảnh hưởng bởi thói quen hoặc những yếu tố khác, bạn cần lưu ý để kịp thời điều chỉnh.

2. Lên kế hoạch công việc cụ thể

Bước tiếp theo sau khi xác định được mục tiêu là lên kế hoạch cụ thể, làm những gì và làm như thế nào, trình tự thực hiện, lịch trình cụ thể theo từng mốc thời gian xác định theo ngày, tháng, năm. Tuy nhiên, bạn không nên lên một kế hoạch quá dài, điều này sẽ khiến bạn ngán ngẩm và càng trì hoãn hơn. Hãy chọn một thời điểm mà bạn cảm thấy tập trung nhất để phác thảo và lập ra danh sách việc cần làm và thời gian thực hiện vừa phải, tập trung vào 5-6 công việc sẽ có hiệu quả hơn.

Hãy hệ thống hóa những ý tưởng của mình ra giấy hoặc trên một thiết bị, nền tảng nào đó chứ đừng cố gắng ghi nhớ bằng não bộ. Bạn sẽ dễ rơi vào mớ bòng bong. Bước này giúp kiểm soát và làm chủ được thời gian của bản thân hơn, không bị mơ hồ trong quá trình thực hiện.

3. Áp dụng quy tắc Pareto 80/20

Quy tắc Pareto 80/20 sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả trong công việc hơn. Cụ thể, bạn cần xác định 20% những việc quan trọng và 80% những việc ít quan trọng hơn. Hãy dành chút thời gian để đánh giá mức độ quan trọng của từng việc. Đừng cố gắng thực hiện, ôm đồm quá nhiều thứ. 20% các nhiệm vụ quan trọng sẽ quyết định 80% kết quả của công việc.

eisenhower principle chart2 1495108576470 3
Ma trận quản lý thời gian giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả trong công việc.

Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên của công việc sẽ giúp bạn không phải vội vàng hay căng thăng vì lỡ quên những việc quan trọng mà vẫn đảm bảo được thời gian hoàn thành tốt những công việc còn lại. Ngoài ra, bạn còn có thể sử dụng ma trận quản lý thời gian hiệu quả trong công việc sau đây:

Quan trọng + khẩn cấp: những công việc ngắn hạn, bạn phải làm ngay lập tức nếu không bạn sẽ nhận phải “trái đắng”. Ví dụ: deadline của công việc, bài thi ngày mai,…

Quan trọng + không khẩn cấp: những công việc đòi hỏi quá trình, thời gian dài hạn. Có thể là một kỹ năng nào đó cần học, tập thể dục,… Những việc này sẽ mang lại lợi ích to lớn và bền vững, cần đầu tư nhiều thời gian.

Khẩn cấp + không quan trọng: là những công việc bạn có thể nhờ người khác giúp đỡ, bạn không cần để tâm quá nhiều như: trả lời điện thoại, reply mail, tiệc tùng, sinh nhật hay đám cưới của người không quá thân thiết,

Không khẩn cấp + không quan trọng: là những việc có cũng được, không có cũng không sao, không ảnh hưởng đến sự nghiệp hay cuộc sống của bạn, có thể là chơi game, xem TikTok, xem phim,… Đây có thể là những hoạt động thư giãn, giải trí nhưng bạn không nên dành quá nhiều thời gian vào chúng, bạn sẽ dễ bị sa đà và chìm đắm trong những công cụ đó.

4. Tổng kết lại công việc

Vì công việc của bạn được phân chia theo từng quỹ thời gian cố định nên sau khi kết thúc một ngày làm việc, hãy dành thời gian tổng kết những gì bạn đã và chưa làm được, bạn tốn bao nhiêu thời gian để làm việc đó, kết quả ra sao, có hiệu quả không.

Bước này giúp bạn nhìn nhận lại quá trình làm việc của mình, xem coi quỹ thời gian bạn dành ra cho những nhiệm vụ này đã khoa học chưa, những chỗ nào chưa phù hợp. Sau đó, bạn có thể tìm lý do và cách khắc phục, kịp thời điều chỉnh cách thức phù hợp và tối ưu hơn. Những lần sau thời gian sẽ được rút ngắn và bạn có thêm thời gian để làm việc khác.

5. Tính kỷ luật và thói quen

Bạn cần phải đưa bản thân vào nề nếp, quy củ, rèn luyện cho mình tính kỷ luật và thói quen tiết kiệm thời gian vì một ngày chỉ có 24 giờ. Đây là yếu tố quyết định bạn có quản lý thời gian hiệu quả trong công việc không.

Rèn luyện tính kỷ luật và thói quen chắc hẳn là cửa ai mà nhiều người khó lòng vượt qua. Thay đổi thói quen không chỉ trong ngày 1 ngày 2. Nhưng đừng để bản thân lúc nào cũng phải rơi vào tình trạng vội vàng chạy đua với thời gian mà không đảm bảo được kết quả như ý. Hãy đặt ra cho mình những quy tắc riêng và cố gắng làm theo chúng.

6. Tập trung

Bước này cũng tương tự với bước số 5. Nhiều người không quản lý thời gian tốt vì họ dễ xao nhãng, lơ là công việc, khiến cho quá trình làm việc kéo dài ra. Hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ khi làm việc. Bạn có thể biến nỗi sợ thành hành động, nghĩ đến kết quả tốt khi bạn hoàn thành tốt công việc và kết quả xấu nếu bạn không hoàn thành hay làm việc sơ sài, chắc chắn bạn sẽ có thêm động lực cho bản thân.

section1final2 15819982798201831361356 crop 1581998289176925784023 4
Biến nỗi sợ thành hành động sẽ giúp bạn tập trung vào công việc hơn, quản lý thời gian hiệu quả hơn

Tập trung làm việc không chỉ giúp công việc hiệu quả hơn, nhận được kết quả tốt hơn mà bạn còn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Tập trung khi làm việc sẽ giúp bạn nhanh chóng hoàn thành sớm và có thêm thời gian để làm việc khác.

7. Sắp xếp nơi làm việc khoa học

Không gian làm việc khoa học sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Một không gian làm việc không phù hợp sẽ khiến bạn tích lũy năng lượng tiêu cực, ảnh hưởng đến sức khỏe thể chất và tinh thần, năng suất làm việc và tư duy sáng tạo của bạn.

Sắp xếp nơi làm việc khoa học còn giúp bạn tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm hồ sơ, tài liệu quan trọng. Không nên làm việc ở một nơi lộn xộn, tù túng khiến bạn cảm thấy rối mắt và tốn quá nhiều thời gian để tìm tài liệu. Hãy tạo không gian khoa học cho nơi làm việc, vừa giúp bạn có không khí làm việc thoải mái mà còn không bị tốn thời gian vô ích.

7 bước giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả trong công việc trên đây sẽ giúp bạn cảm thấy quỹ thời gian của mình nhiều hơn, làm được nhiều việc hơn và đạt hiệu suất công việc tốt hơn. Hãy tự nhìn nhận lại quá trình quản lý thời gian của bản thân, để xem mình đã lãng phí thời gian hay tận dụng được tối đa để làm mọi thứ. Nhìn vào khoảng thời gian bạn đã lãng phí cho những việc vô bổ mà đáng lý ra bạn đã có thể dùng nó để đạt được những điều quan trọng khác, chắc hẳn bạn sẽ không muốn đánh mất thời gian vàng ngọc của mình nữa đâu.

DMCA.com Protection Status

Related Articles

Back to top button