Rèn luyện tư duy

Những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại cực hữu ích

Ngày nay, trao đổi thông qua cuộc gọi là hình thức phổ biến, vì vậy kỹ năng giao tiếp qua điện thoại đang rất được nhiều người quan tâm. Hình thức giao tiếp này thuận tiện cho phép bạn trò chuyện với bất cứ đối tượng nào dù đang ở bất kỳ đâu. 

Chính vì không gặp mặt trực tiếp nên người trong cuộc trò chuyện chỉ tập trung duy nhất vào lời nói, do đó đòi hỏi nhiều kỹ năng giao tiếp qua điện thoại. Bài viết hôm nay chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số kỹ năng cần thiết khi giao tiếp qua hình thức gọi thoại này.

1. Trường hợp bạn là người nhận cuộc gọi

Với vai trò là người tiếp nhận cuộc gọi, điều đầu tiên bạn cần làm là giữ thái độ niềm nở và tích cực khi nhấc máy cuộc gọi. Thời gian lý tưởng để bạn nhấc máy là ở hồi chuông thứ 2 hoặc thứ 3, không nên để chuông đổ quá lâu cũng  như không nên vội vàng bắt máy, để đảm bảo bạn đã có đủ thời gian chuẩn bị để tiếp chuyện cuộc gọi đó. 

Đừng để người gọi phải nói chuyện độc thoại trong một thời gian dài

Thông thường, bên đầu dây người gọi đến họ đã có chuẩn bị trước nội dung cuộc trò chuyện rất kỹ và họ sẽ chủ động đi vào vấn đề, đặt câu hỏi cho bạn,… Do đó, họ sẽ nói nhiều trong quá trình khơi vấn đề và đặt câu hỏi.

Trong trường hợp này bạn không nên chỉ biết im lặng lắng nghe mà thay vào đó có phản ứng tiếp chuyện với họ bằng cách đáp lại bằng những câu như: “Vâng, tôi đang nghe bạn (anh, chị) nói…”. Những câu ngắn nhưng mang lại hiệu quả rất lớn, sự đáp lại của bạn thể hiện cho người ở đầu dây bên kia  biết rằng bạn vẫn đang lắng nghe và theo dõi những gì họ đang nói.

Tốc độ nói từ tốn, vừa phải

Bạn nên đối đáp các vấn đề thắc mắc, trò chuyện với người gọi tới bằng giọng nói từ tốn, tốc độ nói, âm lượng vừa phải không quá lớn cũng không quá nhỏ. Bởi âm thanh lớn sẽ gây khó chịu, chói tay còn khi quá nhỏ thì họ sẽ không nghe bạn nói gì. Âm thanh chính là nhân tố truyền thông tin chính yếu trong cuộc gọi, vì vậy cần chú ý đến giọng nói và cường độ âm thanh để mang lại hiệu quả cho cuộc trò chuyện cũng như tránh làm mất thời gian của nhau vì những lỗi nói trên.

Giữ thái độ tiếp chuyện nền nã, tích cực

Giao tiếp thông qua điện thoại tuy không thể nhìn thấy mặt đối phương nhưng điều này  không có nghĩa là người ở đầu dây bên kia không cảm nhận được thái độ của người nhấc máy. Cảm xúc của chúng ta không chỉ thể hiện qua vẻ mặt mà còn thể hiện qua lời nói.

Lời nói sẽ bộc lộ tất cả cử chỉ, thái độ của bạn. Vì vậy, khi nhận điện thoại bạn hãy giữ thái độ nghe máy vui vẻ, tích cực và luôn nở nụ cười, điều này sẽ làm người gọi có thái độ thiện cảm và thoải mái chia sẻ vấn đề hơn. 

Tránh ăn uống khi đang nói chuyện

Tuyệt đối không nên ăn uống bất kỳ thứ gì khi nói chuyện, bởi điều này khiến giọng nói của bạn bị thay đổi và một điều chắc chắn là phía bên kia cuộc gọi sẽ dễ dàng nhận ra việc bạn đang ăn uống khi nói chuyện với họ. Đây là việc làm khiến người nghe máy bên còn lại cảm thấy không được tôn trọng và phần nào mất thiện cảm. Ngoài ra, họ sẽ đánh giá người nhấc máy thiếu tinh tế và có phần kém duyên.

Luôn chuẩn bị giấy bút để ghi chú

Bạn nên có sự chuẩn bị tối thiểu cho mình là giấy note và bút để có thể ghi lại những lời nói của khách hàng, đối tác. Điều này giúp bạn không để sót  những chi tiết công việc, vấn đề trong cuộc trò chuyện của khách hàng. Đây cũng là cách giúp cho bạn chủ động  hơn và tránh trường hợp lúng túng khi cần phải giải đáp những câu hỏi, thắc mắc của người gọi đến.

Không bất ngờ gác máy

Nếu bạn không thể tiếp tục cuộc trò chuyện hãy khéo léo từ chối và kết thúc cuộc gọi, không nên bất ngờ gác máy. Hành động ngắt máy đột ngột sẽ khiến cho đối phương cảm thấy hụt hẫng khó chịu khi mạch nói chuyện bị cắt ngang. Nếu đang làm việc ở công ty, tổ chức hành động này có thể sẽ bị phản ánh bởi thái độ khiếm nhã và chưa tôn trọng khách hàng của nhân viên.

unnamed 3 3
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại ngày càng được chú trọng trong đời sống.

Nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện

Một trong những tips lấy được lòng tin của người gọi là nhắc lại khái quát nội dung cuộc trò chuyện. Điều này là một lời khẳng định đối với khách hàng là bạn đã có nghe và theo dõi câu chuyện từ đầu đến cuối và nằm rõ vấn đề.

Qua lời nhắc, đầu dây bên kia còn cảm nhận được rằng bạn có quan tâm tới vấn đề của họ, họ cảm nhận được sự tôn trọng nhất định của bạn dành cho họ cũng như hài lòng bởi dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo. Kỹ năng giao tiếp là nhân tố quyết định thành hay bại trong các cuộc gọi thương thảo với đối tác, khách hàng.

2. Trường hợp bạn là người gọi

Có sự chuẩn bị nội dung cuộc trò chuyện trước khi gọi, việc này giúp bạn chủ động hơn cũng như tiết kiệm thời gian trao đổi, xử lý công việc cho cả hai bên

Giới thiệu danh tính và trình bày mục đích cuộc gọi

Giới thiệu cụ thể rõ ràng một phần để người nghe nắm bắt được bạn là ai, một phần để xác định xem bạn đã liên hệ đúng địa chỉ hay chưa.

Chú ý thời điểm gọi

Bạn hãy cân nhắc và lựa chọn thời điểm hợp lý để gọi. Nên gọi và những khung giờ hành chính đối với cuộc gọi công việc, tránh gọi vào sáng sớm cũng như tối muộn. Bởi thời gian này là thời gian nghỉ ngơi của họ. Chọn thời điểm thích hợp cho cuộc gọi cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả giải quyết công việc.

Giọng nói nhẹ nhàng, dễ nghe

Cũng giống như là người nghe máy, người gọi cũng phải giữ cường độ âm thanh, giọng điệu của mình một cách “dễ rót” vào tai nhất. Không riêng một đối tượng nào mà tất cả những người tham gia cuộc gọi đều phải chú ý đến giọng điệu và lời nói của mình. Một giọng nói truyền cảm sẽ bước đầu gây ấn tượng và dễ chịu cho người nhấc máy ở đầu dây bên kia.

Chuẩn bị trước nội dung trao đổi

Bạn không thể lúng túng, ậm ừ khi gọi cho người khác, điều này gây mất thời gian cũng như khó xử cho hai bên. Vì vậy, cách tốt nhất là bạn nên gạch đầu dòng những ý chính bạn muốn trao đổi với người cần gọi để cuộc giao tiếp được suôn sẻ hơn. Đối thoại trôi chảy sẽ nâng cao tính chuyên nghiệp trong công việc của bạn trong mắt người đối tác.

unnamed 1 2 4
Để cuộc giao tiếp qua điện được suôn sẻ, hãy chuẩn bị nội dung cần trao đổi.

Sử dụng ngôn ngữ phổ thông, tránh dùng từ chuyên ngành khó hiểu

Đối với trường hợp gọi điện để tư vấn hay thương lượng với đối tác, khách hàng bạn nên sử dụng những từ ngữ dễ hiểu, có tính phổ quát rộng, tránh dùng các thuật ngữ chuyên ngành. Việc này tránh trường hợp người đang lắng nghe không hiểu bạn muốn nói gì, càng không hiểu vấn đề bạn đang đề cập hoặc cho họ rằng bạn là người thích thể hiện, chưa tinh tế trong vấn đề tiếp cận khách hàng.

Nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi

Cuộc gọi trong công việc sẽ không thể kết thúc tốt đẹp nếu thiếu lời chào. Để lại lời tạm biệt là việc làm ghi điểm trong mắt của đối phương. Một câu chúc công việc hay ngày mới tốt lành, tràn đầy năng lượng hay một lời chào mở, lời cảm ơn đến người nghe điện thoại… cũng phần nào khiến đối tác cảm thấy hài lòng, vui vẻ hơn. Thêm vào đó biết nói lời tạm biệt cho thấy bạn là người lịch sự, chu đáo trong công việc và quan tâm đến người khác.

Thành thạo kỹ năng giao tiếp qua điện thoại giúp chúng ta rút ngắn được khoảng cách với mọi người góp phần thuận lợi hơn ở mảng đối ngoại. Trong kinh doanh giao tiếp tốt là công cụ đắc lực cho các cuộc thương thảo giữa các đối tác, khách hàng với nhau. Do đó, hãy luôn chuẩn bị tốt những điều ở trên để có được một cuộc giao tiếp hiệu quả.

5/5 - (1 bình chọn)
DMCA.com Protection Status

Related Articles

Back to top button