Rèn luyện tư duy

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại với khách hàng

Hình thức trao đổi thông qua cuộc gọi ngày càng phổ biến, do đó kỹ năng giao tiếp qua điện thoại được nhiều người tìm kiếm và học hỏi. Giao tiếp qua điện thoại sẽ rất thuận tiện nhất là khi bạn với đối tác khách hàng đang không thể gặp nhau vì khoảng cách địa lý hoặc bận xử lý nhiều việc không có thời gian cho các cuộc gặp gỡ.

Chính vì không gặp mặt trực tiếp nên người trong cuộc trò chuyện chỉ tập trung duy nhất vào lời nói, do đó đòi hỏi nhiều kỹ năng giao tiếp qua điện thoại. Bài viết hôm nay chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số kỹ năng cần thiết khi giao tiếp qua hình thức gọi thoại này.

Một số kỹ năng giao tiếp qua điện thoại

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại rất cần thiết đối với những người làm việc trong ngành dịch vụ hiện nay

Nếu bạn là người nhận cuộc gọi

Đầu tiên bạn cần nhấc máy cuộc gọi với thái độ niềm nở. Bạn nên nhấc máy là ở hồi chuông thứ 2 hoặc thứ 3, không nên để quá lâu hoặc quá vội vàng, nhằm đảm bảo bạn đã có đủ thời gian chuẩn bị để tiếp chuyện cuộc gọi đó. Thứ hai, không nên để người gọi phải trình bày trong thời gian quá 1 phút.

Đối với người gọi, thông thường họ sẽ  có chuẩn bị nội dung trước để trình bày. Do đó học sẽ chủ động đi vào vấn đề, đặt câu hỏi cho bạn,… Bạn không chỉ nên im lặng lắng nghe, thay vào đó háp bằng những câu “tôi đã hiểu” “vâng, tôi đang nghe”,… để đầu dây bên ấy biết rằng bạn đang theo dõi nội dung cuộc trò chuyện.

unnamed 3
Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến thành công của một cuộc giao tiếp bằng điện thoại

Tốc độ nói vừa phải, không qua nhanh cũng không quá chậm. Bạn nên trả lời cho người ở đầu dây bên kia với tốc độ nói vừa phải, bởi nếu nói chậm sẽ mất thời gian, nói nhanh họ sẽ không nghe rõ. Yếu tố quyết định thành công của các cuộc giao tiếp thông qua điện thoại là âm thanh. Do đó, bạn cần đặt vấn đề này lên hàng đầu khi giao tiếp.

Nên giữ thái độ tích cực khi trả lời. Người nghe sẽ nhận biết thái độ của bạn thông qua thái độ nói. Do đó, hãy luôn giữ thái độ tích cực, luôn cười khi nói chuyện để giọng điệu lời nói dễ chịu hơn đối với người nghe.

Tránh ăn uống khi đang nói chuyện, đây là điều cấm kỵ nhất trong khi giao tiếp. Không chỉ là giao tiếp qua điện thoại mà còn giao tiếp trực tiếp. Vừa nói vừa ăn là một việc cực kỳ khiếm nhã, gây khó chịu với người đối thoại. Điều này có thể khiến người khác đánh giá rằng bạn không tôn trọng khách hàng cũng như có thái độ tiếp chuyện thiếu tinh tế.

Luôn có sẵn giấy bút để ghi lại những điều khách hàng yêu cầu. Thời lượng nói chuyện dài, nếu không ghi chú lại bạn sẽ bỏ sót ý, do đó trước khi nghe hoặc gọi trong các cuộc nói chuyện bàn công việc hãy chuẩn bị đầy đủ dụng cụ để ghi chú.

Trước khi kết thúc cuộc giao tiếp hãy nhắc lại nội dung cuộc trước đó bạn đã ghi chú. Đây là cách để lấy lòng khách hàng rằng bạn đã lắng nghe và tiếp nhận thông tin từ họ. Đồng thời, đây là hành động thể hiện sự chuyên nghiệp từ dịch vụ chăm sóc khách hàng bên bạn.

Nếu bạn là người gọi

Với vai trò là người gọi bạn nên liệt kê ra những ý mình cần nói để diễn đạt đầy đủ nhất có thể. Đồng thời việc này sẽ thuận tiện cho 2 bên.

Khi bên kia nhấc máy việc đầu tiên bạn cần nói là giới thiệu bản thân một cách đầy đủ và sơ lược về những ý sắp trình bày cũng như mục đích cuộc gọi. Phần giới thiệu này nhằm để đầu dây bên kia xác định bạn là ai.

Lựa chọn thời điểm gọi thích hợp, nếu là những cuộc giao tiếp trao đổi về công việc bạn nên gọi vào giờ hành chính. Việc gọi không đúng khung giờ sẽ không có ai nhấc máy hoặc là bạn sẽ trong vai “phản diện” làm phiền người khác lúc nghỉ ngơi. Việc lựa chọn thời gian liên lạc hợp lý cũng ảnh hưởng ít nhiều đến hiệu quả.

Trong giao tiếp bất cứ tình huống nào bạn cũng cần phải giữ cho giọng nói của mình dễ nghe và thái độ thân thiện. Giọng nói hay sẽ mang lại nhiều lợi ích trong việc giao tiếp bằng điện thoại. Ngoài ra bạn nên lựa chọn những từ dễ hiệu, tránh lối nói trừu tượng bởi chỉ có phương tiện là âm thanh não bộ con người sẽ không xử lý kịp những thông tin phúc tạp.

giao tiep voi khach hang kho tinh qua dien thoai min 4
Thái độ giao tiếp là thước đo mức độ tử tế, chuyên nghiệp của bạn

Cuối cùng là lời chào tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi. Có lời chào mở đầu phải có lời chào kết, lời tạm biệt cho thấy bạn là người tử tế, điều này sẽ khi ghi điểm không ít trong mắt đối phương. Hãy kèm theo những câu chúc mang tính khích lệ như một ngày làm việc năng suất, ngày làm việc năng lượng,… và cuối cùng là lời cảm ơn vì đã lắng nghe.  Sự tử tế là điều cần thiết nhất trong cuộc sống hằng ngày.

Trên đây là một số điều cần thiết khi rèn luyện kỹ năng giao tiếp qua điện thoại hiệu quả. Đây là kỹ năng giúp bạn rút ngắn khoảng cách với người trong giao tiếp góp phần lợi thế hơn trong mảng đối ngoại. Vì vậy hãy thực hiện theo những điều trên để có thể giao tiếp hiệu quả bạn nhé.

Rate this post
DMCA.com Protection Status

Related Articles

Back to top button