Tư duy kinh doanh

Kỹ năng nghe điện thoại trong kinh doanh giúp bạn chuyên nghiệp

Kỹ năng nghe điện thoại trong kinh doanh là một trong những yêu cầu cần thiết đối với những ai đang làm nhân viên tư vấn dịch vụ. Bạn có thắc mắc làm thế nào để rèn luyện kỹ năng này tốt hơn? Hôm nay hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về vấn đề này nhé.

Giao tiếp qua điện thoại là một kỹ năng khá quen thuộc trong công việc hiện nay nhưng không phải ai cũng biết làm thế nào xử lý cho chuyên nghiệp. Mắc lỗi trong quá trình trò chuyện qua điện thoại sẽ gây mất thiện cảm với khách hàng. Vì vậy để hạn chế điều này xảy ra bạn nên rèn luyện kỹ năng này.

Những kỹ năng nghe điện thoại trong kinh doanh

Những kỹ năng nghe điện thoại trong kinh doanh
Những kỹ năng nghe điện thoại trong kinh doanh

1. Chuẩn bị nội dung trước khi nói

Nếu là người nghe điện thoại để giải đáp thắc mắc của khách hàng, trong quá trình lắng nghe người bên kia bày tỏ hay đặt câu hỏi bạn nên ghi chú lại. Việc ghi lại sẽ giúp bạn không bỏ sót ý khi trả lời đáp ứng yêu cầu khách hàng.

Đối với trường hợp bạn là người gọi trước, bạn cũng nên gạch đầu dòng những ý cần trình bày với khách hàng để có thể nói chuyện lưu loát và đầy đủ ý hơn. Hơn hết, việc có sự chuẩn bị sẽ giúp bạn làm mất thời gian của người nghe điện thoại bên kia.

2. Luôn để sổ và viết trên bàn khi nghe điện thoại

writing 828911 960 720 1460573351357 crop 1460573446548.jpg 3
Chuẩn bị giấy bút để luôn sẵn sàng ghi chú lại những nội dung quan trọng

Kỹ năng thứ hai cần chú ý là hãy chuẩn bị giấy bút trước khi bắt đầu cuộc gọi. Trò chuyện tạo đổi qua điện thoại chủ yếu tiếp nhận thông tin qua âm thanh. Do đó, để có thể ghi nhớ hết tất cả những điều quan trọng bạn phải có chuẩn bị dụng cụ để kịp thời ghi chú trong quá trình bên kia nói. Ngoài ra, giấy bút này còn có công dụng để bạn liệt kê những ý mình cần nói ở bước ở bên trên.

3. Chú ý thời điểm gọi điện khách hàng

Kỹ năng thứ ba là chú ý thời gian gọi điện khách hàng. Là một người nhân viên chuyên nghiệp bạn nên lựa chọn gọi cho khách hàng vào những khung giờ hành chính quy định của tuỳ cơ quan. Tránh gọi cho khách hàng và đối tác khi đang là giờ nghỉ trưa, giờ tan ca hoặc sát giờ tan ca. Việc này sẽ vô tình làm phiền đến thời gian nghỉ ngơi ngoài giờ của họ. Trường hợp sát giờ tăng ca sẽ ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

4. Giới thiệu và nêu mục đích cuộc gọi

Nếu là người chủ động liên lạc bạn phải giới thiệu tên tuổi, chức vụ và đến từ công ty tổ chức nào. Thêm vào đó là nêu mục đích của cuộc gọi là gì. Giới thiệu rõ ràng phần này để người nghe điện thoại có thể xác định danh tính bạn là ai và bàn về việc gì. Đây là một yêu cầu cần thiết không chỉ trong tình huống bạn là người gọi. Đối với khi là người nghe bạn cũng cần phải giới thiệu mình là ai để đầu dây bên kia kiểm tra xem đã liên lạc đúng địa chỉ hay chưa.

5. Thái độ nói chuyện thân thiện, tích cực

2 16 4
Thái độ trò chuyện thân thiện thể hiện sự chuyên nghiệp khi xử lý công việc qua điện thoại

Thái độ khi trò chuyện điện thoại, nhất là các cuộc gọi công việc rất quan trọng. Thái độ của bạn sẽ ảnh hưởng nhiều đến hiệu quả của cuộc nói chuyện hôm đó. Vì vậy hãy giữ cho mình một tinh thần lạc quan, vui vẻ khi nhấc máy điện thoại. Trách các trường hợp để cảm xúc xen vào công việc, điều này làm suy giảm kết quả sau cùng. Hãy bắt đầu bằng lời chào với giọng điệu niềm nở để người nghe cảm nhận được rằng họ đang được lắng nghe một cách chân thành nhất.

6. Trình bày với tốc độ nói vừa phải

Vì để tiết kiệm thời gian trong bối cảnh bận rộn hiện nay, nhiều người lựa chọn việc tăng tốc độ khi nói. Việc này hoàn toàn là không nên, khi nói quá nhanh với lợi nói hàm chứa nhiều thông tin sẽ khiến người nghe không thể nào tiếp nhận đầy đủ. Vì vậy, bạn nên tinh gọn lại ý muốn nói của mình và trình bày với tốc độ vừa phải, rõ ràng để người nghe có thể tiếp nhận hết.

7. Tóm tắt nội dung trước khi kết thúc

Kỹ năng cần thiết thứ bảy là tóm tắt lại cuộc trò chuyện từ đầu đến cuối với khách hàng. Việc này như một lời nhắc lại để khách hàng bên đầu dây kiểm tra xem bạn đã đầy đủ chưa. Ngoài ra, thông qua việc này sẽ giúp bạn được khách hàng đánh giá cao bởi sự tập trung và theo dõi cuộc trò chuyện. Đây là một kỹ năng nghe điện thoại trong kinh doanh rất được lòng khách hàng khi áp dụng

8. Không quên lời chào và cảm ơn trước khi kết thúc

Kỹ năng quan trọng cuối cùng là gửi lời cảm ơn vì khách hàng đã giành thời gian lắng nghe hoặc đóng góp ý kiến cho dịch vụ bên bạn. Tiếp đó là lời chào kèm theo lời chúc sức khoẻ cho đối tác đầu dây bên kia. Đây là phép lịch sự trong mọi cuộc trò chuyện nên có.

Trên đây là 8 kỹ năng nghe điện thoại trong kinh doanh cần thiết để giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. Hy vọng từ những gọi ý chúng tôi đã đề cập ở trên, bạn sẽ trang bị thêm nhiều kiến thức hữu ích để phục vụ cho công việc của mình. Chúc bạn có nhiều thành công trong cuộc sống và công việc.

 

 

5/5 - (1 bình chọn)
DMCA.com Protection Status

Related Articles

Back to top button