Rèn luyện tư duy

Kỹ năng viết báo cáo trong kinh doanh cho nhân viên

Kỹ năng viết báo cáo trong kinh doanh là điều cần thiết đối với mọi người đang đi làm hiện nay. Vậy làm thế nào để viết báo cáo đúng chuẩn? Bài viết hôm nay sẽ hướng dẫn bạn viết báo cáo đúng chuẩn.

Báo cáo là gì?

Báo cáo là dạng tài liệu thể hiện khái quát toàn bộ thông tin một cách ngắn gọn và viết về một đối tượng cụ thể. Nội dung trong đây thường phân tích vấn đề sau đó đưa ra những đề nghị hợp lý cho hướng đi trong tương lai. Đây là dạng tài liệu cần được viết theo một cấu trúc rõ ràng.

Kỹ năng viết báo cáo trong kinh doanh cho nhân viên
Kỹ năng viết báo cáo trong kinh doanh cho nhân viên

Tuỳ vào nội dung và yêu cầu của các bộ phận cơ quan mà báo cáo có hình thức tương ứng. Cách thức trình bày, ngôn từ diễn đạt sẽ phụ thuộc vào trình độ chuyên môn của người viết và người đọc mà được sử dụng sao cho hợp lý.

Ngoài ra, văn bản báo cáo phải trình bày thông tin rõ ràng, súc tích các yếu tố bên trong phải được sắp xếp một cách logic và có các tiêu đề, phụ đề cho từng phần.

Kỹ năng viết báo cáo trong kinh doanh

1. Cấu trúc

Để viết được một bài báo cáo hoàn chỉnh trước hết người viết phải biết rõ các thành phần trong bài. Dưới đây là cấu trúc điển hình của loại văn bản này:

Báo cáo có 4 phần:

  • Phần 1: Tóm tắt nội dung muốn đề cập
  • Phần 2: Giới thiệu về những điều cần nói
  • Phần 3: Các nội dung cần báo cáo
  • Phần 4: Kết luận và đưa ra khuyến nghị

Ở phần đầu tiên, điều cần làm là tóm tắt nội dung một cách ngắn gọn về các thông tin trong báo cáo. Tuy đây là phần đầu tiên, nhưng trong quá trình làm bạn có thể viết cuối cùng để rút ra được những thông tin cốt lõi. Độ dài hợp lý cho phần này là khoảng 1 trang giấy. Lưu ý, phần này đạt yêu cầu khi người khác đọc qua có thể nắm được các nội dung chính.

Phần hai là giới thiệu những vấn đề cần báo cáo. Đây được xem là phần dẫn dắt vấn đề trước khi vào nội dung chính. Một yêu cầu trong kỹ năng viết báo cáo trong kinh doanh là nội dung ở đây cũng không cần dài dòng. Người viết chỉ cần nêu lên được vấn đề mình đề cập là gì?

quy trinh len outline 3
Một bản báo cáo chuẩn cần đảm bảo đầy đủ 4 phần

Phần ba là phần quan trọng nhất của bản báo cáo. Các mục, tiêu đề trong phần này nên được đánh số và có sự phân chia trực quan để người xem có thể phân biệt. Đối với mỗi mục bạn nên đặt ra vấn đề và giải quyết một cách triệt để nhằm tăng tính thuyết phục cho nội dung thông tin. Lưu ý, tất cả những gì bạn trình bày phải liên quan mật thiết đến những gì đã nhắc đến trong các phần trên.

Phần bốn là đưa ra kết luận và đánh giá. Kết luận phải được rút ra từ chính những dữ kiênh thông tin trong phần thân báo cáo. Phần này có thể bao gồm các khuyến nghị hoặc có thể tách ra thành hai phần độc lập nhau.

Khuyến nghị rút ra sau cùng phải cho thấy được hướng giải quyết hoặc cải thiện vấn đề thông qua hành động, việc làm cụ thể. Nhất là đối với lĩnh vực kinh doanh, bạn cần tính toán và đề xuất về khoản chi phí và tài chính.

2. Kỹ năng viết báo cáo trong kinh doanh

97712 4
Lưu ý những điều sau đây để bài báo cáo của bạn hoàn chỉnh hơn

Để có thể viết tốt bạn nên rèn luyện những kỹ năng sau đây:

  • Viết phần mục lục và phần tóm tắt sau cùng. Tuy đây là phần đầu tiên, nhưng để có thể khái quát và chính xác nhất bạn nên làm phần này sau khi hoàn thành nội dung chính.
  • Tập trung vào mục tiêu hàng đầu. Để nội dung được hoàn hảo nhất, bạn cần có các khảo sát và nghiên cứu kỹ càng trước khi thực hiện.
  • Lập kế hoạch trước khi bắt tay vào viết. Trước khi thực hành một văn bản lớn bạn nên liệt kê ra những nội dung cần thiết. Những dữ kiện này là cơ sở để bạn triển khai cho bài đầy đủ ý và thuyết phục hơn.
  • Có sử dụng đánh dấu các mục để dễ đọc và trong hấp dẫn hơn. Nên chia nội dung từng phần thành các đoạn để cấu trúc được chặt chẽ hơn. Trình bày các mục và các ý sao cho tối ưu hoá việc tiếp nhận thông tin là một yếu tố bắt buộc.
  • Kiểm tra lại kỹ càng sau khi hoàn thành. Điều tối kỵ nhất của những văn bản công việc là những lỗi đánh máy, sai chính tả, cũng như cách sắp xếp các ý, các số liệu trích dẫn đã đúng hay chưa?
  • Viết các câu ngắn gọn không nên quá dài. Trung bình độ dài lý tưởng của câu là từ 15 – 20 từ. Câu dài sẽ làm người đọc không nắm rõ ý chính mà bạn đề cập.
  • Sử dụng các từ liên kết để tổng thể mạch lạc hơn. Bởi bản báo cáo được chia thành nhiều đoạn nên nên cần dùng các liên từ để kết nối những ý chính trong từng đoạn với nhau.
  • Chú ý sử dụng dấu câu. Đặt dấu chấm, dấu phẩy hoặc các dấu khác sao cho đúng.

Trên đây là một kỹ kỹ năng viết báo cáo trong kinh doanh cần thiết cho người làm việc văn phòng. Các văn bản trong công việc đều phải được làm một cách bài bản và chuyên nghiệp. Hy vọng thông qua những gợi ý trên đây, bạn có thể viết được một bản báo cáo đúng chuẩn và đạt được hiệu quả mong đợi.

 

5/5 - (1 bình chọn)
DMCA.com Protection Status

Related Articles

Back to top button