Rèn luyện tư duy

Lưu ý 5 kỹ năng giao tiếp qua email chuyên nghiệp

Làm thế nào để có kỹ năng giao tiếp qua email chuyên nghiệp? Hiện nay, trao đổi công việc bằng email là yêu cầu không thể thiếu đối với dân văn phòng. Do đó, để có thể đáp ứng nhu cầu này, người làm việc cần phải tuân thủ một số điều sau. Hôm nay, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu những nguyên tắc giao tiếp qua email sao cho chuyên nghiệp bạn nhé.

Trao đổi qua email là hình thức giao tiếp gián tiếp phổ biến hiện nay. Viết email là hình thức thuận tiện đối với các khách hàng, đối tác từ xa vì tiết kiệm thời gian gửi tài liệu đính kèm nhanh hơn đường bưu điện. Với tầm quan trọng hiện nay, người phụ trách gửi phải tuân thủ các kỹ năng giao tiếp qua email như sau.

Lưu ý 5 kỹ năng giao tiếp qua email chuyên nghiệp
Lưu ý 5 kỹ năng giao tiếp qua email chuyên nghiệp

5 kỹ năng giao tiếp qua email chuyên nghiệp

Để mail công việc có hình thức trình bày và nội dung chuyên nghiệp, đúng quy chuẩn thì người soạn phải tuân thủ những gợi ý sau đây:

1. Luôn luôn đặt tiêu đề trước khi viết email

Trước khi viết nội dung cần trao đổi, bạn phải điền tiêu đề của mail đầu tiên. Tiêu đề bao hàm chủ đề chính của mail đang viết. Một email không có tiêu để chính là điểm thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong hoạt động trao đổi thông tin này. Đặc biệt, những email không có tiêu đề thường sẽ bị xếp vào mục thư rác, khả năng lớn là bên đối tác sẽ không thấy nội dung quan trọng mà bạn đã gửi.

tie15894488932168 3
Luôn ghi nhớ đặt tiêu đề cho mail trước khi soạn nội dung

Ngoài ra, các đối tác làm ăn sẽ nhận rất nhiều email từ nhiều địa chỉ khác, tiêu đề sẽ giúp họ nắm bắt nhanh chóng thông tin bạn muốn trao đổi. Đây là yêu cầu cơ bản và bắt buộc trong loạt kỹ năng giao tiếp qua email. Vì vậy, hãy tập cho mình thói quen đặt tiêu đề cho mail trước khi soạn những nội dung sau đó bạn nhé.

2. Nội dung đầy đủ và diễn đạt ngắn gọn, súc tích

Theo quy tắc viết email chuẩn hiện nay, nội dung cần phải đảm bảo có đầy đủ 3 phần bao gồm:

  • Lời chào và giới thiệu
  • Nội dung chính
  • Lời cảm ơn, lời chúc cùng với chữ ký

Lời chào là yếu tố cần thiết nhất trước khi đi vào nội dung công việc chính cần bàn. Với phần này, bạn cần phải tìm hiểu đối tượng đọc mail này là ai để có thể dùng từ cho phù hợp.  Tiếp theo bạn phải giới thiệu ngắn gọn mình là ai, có vị trí, chức vụ gì từ đơn vị nào.

Với phần nội dung chính, bạn phải trình bày một cách súc tích, đi vào trọng tâm vấn đề chính. Nếu có nhiều thông tin, thì khi kết thúc mỗi ý bạn nên tách dòng để người đọc có thể tiếp nhận dễ dàng hơn. Sau đó là cách file tài liệu liên quan đính kèm (nếu có).

Cuối cùng là lời chúc sức khoẻ đến đối tác và không quên lời cảm ơn thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với họ. Ngôn ngữ khi viết email phải được diễn đạt một cách trang trọng cho thấy sự chuyên nghiệp. Lưu ý những lỗi chính tả và lỗi đánh máy, điều này gây mất điểm và giảm bớt mức độ nghiêm túc đối với email công việc.

3. Trình bày khoa học, trực quan

Bạn phải tách dòng giữa các thành phần trong tổng thể mail. Bạn có thể sử dụng gạch đầu dòng hoặc các ký hiệu đặc biệt để làm nổi bật những nội dung quan trọng. Điều này đảm bảo người đọc sẽ chú ý những thông điệp đó hơn.

don xin viec cho sinh voen moi ra truong 3 4
Trình bày rõ ràng để người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin

Tuy nhiên việc trình bày không được thực hiện một cách tuỳ ý, tránh viết hoa không hợp lý, in đậm, in nghiêng những chỗ không cần thiết. Tuyệt đối, không được chèn các ký hiệu lạ như mặt cười và các icon khác. Những tiểu tiết này không được chấp nhận trong kỹ năng giao tiếp qua email.

4. Đảm bảo không gửi sót những bên liên quan

Đặt trường hợp bạn là cấp trên và gửi email để thông báo cuộc họp giữa các phòng ban, thì bạn phải đảm bảo rằng mục CC (cho phép gửi một nội dung đến nhiều người) không được bỏ sót bất cứ thành viên nào. Đây là kỹ năng viết email chuyên nghiệp mà ai cũng phải lưu tâm. Vì vậy trước khi gửi email, bạn nên rà soát một cách kỹ lưỡng những địa chỉ gửi tới để không xảy ra tình trạng này.

5. Trả lời xác nhận mail khi có yêu cầu

Thông qua tiêu đề mail, bạn có thể xác định được đâu là những thông tin quan trọng cần phải ưu tiên. VÌ vậy, hãy trả lời ngay những email có tính cấp thiết trong thời gian sớm nhất, không được trì hoãn. Đối với những công việc có thể giải quyết sau, bạn có thể phản hồi với thông tin xác nhận đã đọc mail và giải quyết trong thời gian sắp tới. Phản hồi xác nhận giúp cho bên gửi không chờ đợi sốt ruột. Thực hiện điều này để thể hiện được tinh thần làm việc có trách nhiệm và thái độ tiếp nhận, xử lý công việc chuyên nghiệp.

Trên đây là 5 kỹ năng giao tiếp qua mail chuyên nghiệp không thể thiếu trong công việc. Từ những gợi ý trên, hy vọng bạn sẽ cải thiện kỹ năng soạn email của mình. Viết email đúng cách không chỉ thể hiện thái độ chuyên nghiệp, điều này còn giúp bạn gặt hái nhiều thành công trong công việc.

 

 

5/5 - (1 bình chọn)
DMCA.com Protection Status

Related Articles

Back to top button